Тайм менеджмент или как всё успеть


Кто не слышал про синдром менеджера? А кто с ним не сталкивался, получив ответственный участок работ? Если не сталкивались, значит у вас или психика крепкая, или участок не очень ответственный… Желание успеть везде, всё сделать, дел наворотить…

Тут 24 часа в сутках кажется недостаточно. Потому и спать по ночам перестаешь нормально, в голову лезет куча идей, и за все хочется схватиться немедленно… например в 2-00 ночи… потому как боишься, что потом мысль ускользнет. Берешь блокнот, записываешь что-то на кухне при свете ночника, чтоб семью не разбудить (если конечно она есть).

Незнакомо? Вам повезло… Мне нет.

тайм менеджмент

В такой период жизни кажется, что что-то очень важное упустишь, что-то вылетит из головы, жалеешь, что у тебя не 30 рук, и что подчиненные не могут работать так же интенсивно, как ты… Даже успокоительные пилюльки не возвращают нормальный сон…

Но что там о физиологии, давайте о причинах.

Причиной такому состоянию может стать, как уже выше упоминал, резкая смена нормальной нервной активности на очень продуктивную, например, в случае карьерного роста или назначения на руководящую должность.

Такие нагрузки бесследно не проходят для всего организма. Напомню из школьной биологии, что нервная деятельность требует в два раза больше энергии, чем физическая. Кроме того, это же какой скачок в уровне собственной самооценки, пересмотра жизненной позиции!

Жизнь меняется, прямо скажем, кардинально.

Что же делать, если вас мучают бессонные ночи и куча гениальных идей, которые вам отравляют здоровую жизнь и меняют привычный ход вещей?

Оговорюсь, что такая ситуация заметно усложнится, если у вас в подчинении появились с недавнего времени другие люди, ведь думать и отвечать теперь придется не только за себя, но и за того дядю… или несколько дядь (тёть). Итак, возвращаемся к руководству к плану действия.

А его, ПЛАН, нужно составить в первую очередь, без него никуда. Если пытаетесь удержать и учесть множество факторов в голове – пишите все на бумагу, бумага всё стерпит, ну или на другой носитель.

Мы же живем в современном мире, теперь есть не только бумажки, но и цифровые носители, можно, конечно, вернуться к клинописи или узелкам, но главное, чтоб вы могли восстановить потом цепь мыслей по записям, в каком бы виде они ни были…

Таким образом, изложенные на носителе мысли, можно будет выгрузить из оперативной памяти выбросить из головы на какое-то время, чтоб они не доставали вас постоянно. План можно составить как в тезисном варианте, так и в очень подробно описанном виде, детально, с примерами, с ремарками, пометками о времени. Пусть он будет весь почеркан, со стрелочками, главное, чтоб вы в нем разбирались и могли принять к действию.

Теперь надо описанные задачи распределить по временной шкале. Здесь сколько людей, столько и мнений. Мне больше всего понравился подход Эйзенхауэра.

Все задачи можно раскидать по принципам:

1.срочно, не срочно,

2.важно, не важно.

Итого четыре сочетания:

  • срочно и важно,
  • срочно и не важно,
  • не срочно и важно,
  • не срочно и не важно.

Это простейшие четыре категории, по которым можно раскидать все ваши задачи.

И для этого нет необходимости прибегать к сложным техническим устройствам со сложными интерфейсами взаимодействия. В дальнейшем все новые задачи можно сразу классифицировать и, исходя из класса, пускать их в планы.

В качестве ремарочки: срочные и важные задачи, если вы руководитель, можно решать только самому, остальные задачи можно поручить подчиненным, оставив за собой обязательный контроль. Без контроля поручать ничего не стоит.

Так что записывая такую задачу на чьё-нибудь исполнение, внесите сразу и в свой план задачу по контролю этого действия ;) Теперь, имея категории задач и их полный список, можно раскидать задачи по времени. Здесь нет никаких рецептов, просто нужно исходить из срочности и трудовых ресурсов, своих или подчиненных. Вот в этот момент и понимаешь, почему это «ресурс».

Например, если задач мало, то их можно оформить списком со сроками исполнения и ответственными лицами, если они у вас имеются. Если задач много, и они подтягивают за собой другие задачи, а ресурсов ограниченное количество, то я например прибегаю к сетевому графику. Это список задач со шкалой времени и задействованными ресурсами.

В этом случае наглядно видна загруженность ресурсов в конкретное время.

Таким образом, можно перераспределить задачи или ресурсы, чтоб загруженность была наиболее оптимальна. И к тому же, если такой график вести в электронном виде, то его легко можно откорректировать без ущерба для других задач. Важно при планировании учесть имеющиеся ресурсы. Это уже высший пилотаж, достойный лавров и почета.

При очень ответственных задачах неучтенные материалы могут порушить всё. Или самая простейшая задача превратится в невыполнимую, если не будет ресурсов для её исполнения.

Например, элементарная уборка в доме будет невозможна при отсутствии веника, который вы не запланировали купить. План может быть составлен как на очень долгий срок (3 года, 5 лет, 10 лет), средний срок (месяц, квартал), или на малый, оперативный (на день).

Так, например, план на день может быть составлен исходя из долгосрочного плана на год и текущих дел, в которых возникла необходимость. Эво оно как. Ну всё, план составлен…

Теперь можно вздохнуть спокойно? Нет, всё только начинается. Теперь нужно его воплотить в жизнь. Но это уже другая история, читайте в следующих статьях. Хотелось бы еще добавить, что эта схема работает не только в офисе, на производстве или еще где, но и дома.

Со временем можно войти во вкус с планированием, и начать «эффективно жить по плану» ;) Представили себе уже, как планируете вечером на кухне захват мира? Не забудьте раскидать ресурсы, распределить ответственных и обозначить сроки!

ПыСы: Не забывайте, что отдых тоже можно нужно планировать. Пользы и удовольствия тогда от него будет несравненно больше.

Следующим этапом будет постановка задач.

Все статьи из цикла основные функций руководителя :

1. Планирование (Вы здесь)

2. Организация (постановка задач или инициирование)

3. Мотивация

4. Контроль

5. Координация (поддержка)

6. Анализ и оценка



Похожие материалы по теме:

0 комментариев

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут оставлять комментарии.