Организация бизнес процесса - Постановка задач подчиненным или как достичь понимания


Итак, переходим от плана в голове к активным действиям. Следующим шагом будет постановка задач подчиненным или инициирование. Задача этого шага цикла работы руководителя — задать вектор развития предстоящим событиям. Как выглядит процесс: Берем из нашего плана ответственное лицо, вызываем и ставим ему задачу…


постановка задачи


Стоп. Подробнее о задаче. Казалось бы, что тут сложного? Как всегда – жизнь наша состоит из мелочей. Есть ряд требований к задаче, без которых её постановка невозможна: Конкретность задачи (что должно быть в итоге)


Измеримость задачи (или полнота задачи, те критерии, по которым сотрудник или вы сможете оценить результат)


Достижимость задачи (то есть задача должна быть выполнена в конкретный срок, конкретными ресурсами, а не абстракта и больше похожа на философский вопрос; для выполнения задачи необходимо совершать усилия)


Реалистичность задачи (задача должна опираться на конкретику, на конкретные ресурсы, она должна быть обеспечена ресурсами. Например, если сотруднику придется пойти на противозаконные действия ради решения поставленной задачи, это ее нельзя считать реалистичной)


Определенность во времени (должен быть четко заданный интервал, точное время исполнения, например «до 15-00 завтрашнего дня»)


Такие задачи называют SMART-задачами (аббревиатура из сокращений Specific Measurable Achievable Realistic Timebound). Кроме того, если задача ставится сотрудникам, находящимся на разных уровнях подготовки и профессионализма, то и ставиться она будет по-разному. Кому-то достаточно просто сказать «достань луну», а кому-то надо будет подробно рассказать где взять уменьшитель, где взять кредит на постройку ракеты (может потребоваться еще целая инструкция по процедуре его получения «для чайников»), где купить скафандр и так далее…


Ну и, конечно же, говорить нужно понятно и по ситуации. Если вы ставите задачу матерому работнику цеха распила, я думаю, ему будут резать слух фразы типа «сублимировать реальность», «конкатенация выражений», «линейный реверсивный регистр сдвига» и т.д. Что еще важно: как минимум нужно произнести саму задачу вслух или иным способом донести её до исполнителя, а то она может так и остаться только в вашей светлой голове ;) Ну и, конечно же, получить подтверждение от исполнителя о получении задачи. Мало ли, может он почту не читает, ловил мух в процессе постановки задачи или просто не понимает русский язык.


В некоторых случаях может потребоваться, помимо полученного подтверждения в виде трех зеленых хлопков одобряющего кивка или звуков «угу», попросить повторить задачу, уточнить контактные лица, адреса и другие нюансы. Так и вам будет спокойнее, и сотруднику. А то может он из уважения к вам кивал или «угукал»…


Так приходит оно – ПОНИМАНИЕ. Его часто не хватает молодым семьям, неопытным работникам и много еще кому. А ведь оно – ключевой момент, без которого нельзя рассчитывать на успешное достижение цели. Ответственный сотрудник должен понять и принять задачу. Принятие не менее важно, чем понимание. Если процедура действий будет непонятна ответственному лицу, то он более вероятно завалит всё дело (не только свое), но не признает того факта, что до него «не дошло». Все мы родом из детства, может тыкали пальцем умники в классе, может учитель перед всем классом стыдил вместо того, чтоб объяснить в индивидуальном порядке. Так или иначе, будьте осторожны в постановке задачи и её понимании, ведь из-за мелочи может всё не заладиться, и отлаженные часы встанут. Про часы вспомнилось потому, что рабочий коллектив – это тоже система, со всеми присущими ей признаками. И от каждого, пусть даже мелкого, элемента зависит итоговый результат. коллектив работает как часы


Чтоб сотрудник не подкачал, необходимо его промотивировать, но это уже следующая история.


Все статьи из цикла основные функций руководителя :


1. Планирование


2. Организация (постановка задач подчиненным или инициирование) — вы здесь


3. Мотивация


4. Контроль


5. Координация (поддержка)


6. Анализ и оценка



Похожие материалы по теме:

0 комментариев

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут оставлять комментарии.